Thực hiện ý kiến chỉ đạo của Phó Thủ tướng Hoàng Trung Hải tại Công văn số 5101/VPCP-KTN ngày 26/7/2011 của Văn phòng Chính phủ về việc tổ chức Hội nghị Quốc tế lần thứ 6 về thích ứng Biến đổi khí hậu dựa vào cộng đồng vào tháng 4/2012 tại Việt Nam, Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn (Tổng cục Thủy lợi) đã giao Trung tâm Phòng tránh và Giảm nhẹ thiên tai là cơ quan đầu mối triển khai các hoạt động chuẩn bị Hội nghị Quốc tế. Hiện nay, thông tin của Hội nghị đã được quảng bá thông qua Tờ rơi được phát tại Hội nghị COP 17, đặc biệt trang thông tin điện tử nhằm chia sẻ thông tin của Hội nghị đã được thiết lập tại địa chỉ www.dmc.gov.vn.
Trung tâm đã tham mưu với Tổng cục Thủy lợi tổ chức cuộc họp với Học viện Quốc tế về Môi trường và Phát triển (IIED) và các nhà tài trợ tiềm năng hỗ trợ kinh phí tổ chức Hội nghị Quốc tế. Đến nay đã có khoảng 8 nhà tài trợ cam kết hỗ trợ kinh phí tổ chức Hội nghị; ngoài ra các tổ chức phi chính phủ tại Việt Nam đã cam kết hỗ trợ triển khai các hoạt động của Hội nghị thông qua Nhóm Công tác về quản lý rủi ro thiên tai và Nhóm công tác về biến đổi khí hậu.
Để phối hợp triển khai Hội nghị, Tổng cục Thủy lợi đã có Quyết định số 966/QĐ-TCTL-GNTT ngày 27/12/2011 thành lập Ban Thư ký tổ chức Hội nghị trong đó thành viên bao gồm các cơ quan của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Bộ Tài nguyên và Môi trường, Tổng cục Thủy lợi, Cơ quan Phát triển Liên hợp quốc (UNDP), Trưởng nhóm công tác về quản lý rủi ro thiên tai và Trưởng Nhóm công tác về biến đổi khí hậu (Quyết định gửi kèm theo).
Ban Thư ký có nhiệm vụ: (1) Tham mưu cho Ban Tổ chức để tổ chức, điều phối các hoạt động liên quan đến nội dung chương trình, công tác tuyên truyền, quảng bá về Hội nghị; công tác hậu cần và các hoạt động khác liên quan đến tổ chức Hội nghị đảm bảo hiệu quả, đúng theo thông lệ, quy định của pháp luật hiện hành; (2) Phối hợp với Học viện Quốc tế về Môi trường và Phát triển (IIED) và các đối tác trong nước và quốc tế trong công tác chuẩn bị Hội nghị.
Để làm tốt công tác chuẩn bị cho Hội nghị, Trung tâm Phòng tránh và Giảm nhẹ thiên tai sẽ phối hợp chặt chẽ với các thành viên của Ban Thư ký xác định rõ nhiệm vụ cụ thể; chuẩn bị các nội dung về chương trình, hậu cần…; đặc biệt chuẩn bị cho hoạt động tham quan thực địa các mô hình hiệu quả về quản lý rủi ro thiên tai, thích ứng với biến đổi khí hậu dựa vào cộng đồng tại Việt Nam.