Đây là hội thảo khoa học nằm trong chương trình hỗ trợ của Dự án AKIZ – thuộc Chương trình hợp tác khoa học - công nghệ giữa Việt Nam và CHLB Đức. Tài liệu bị thu hồi gồm có tờ rơi và tài liệu bằng tiếng Anh do phía AKIZ in ấn và đưa sang Việt Nam. Làm việc với lực lượng chức năng, bà Nguyễn Thị Vân, cán bộ quản lý Chương trình hợp tác của Bộ Khoa học - Công nghệ giải thích: "Số tài liệu chỉ để phục vụ cho hội thảo khoa học nên khi in bản đồ Việt Nam phía AKIZ chỉ đánh dấu những nơi mà đơn vị này hợp tác với Việt Nam, trong khi hai quần đảo Trường Sa và Hoàng Sa của Việt Nam chưa có dự án nên phía AKIZ không thể hiện Hoàng Sa và Trường Sa của Việt Nam trên bản đồ…”. Ông Nguyễn Việt Thanh, Chánh Thanh tra Sở TT&TT Cần Thơ cho biết: "Chúng tôi sẽ thu hồi toàn bộ tài liệu thiếu sót này, đồng thời lập biên bản nhắc nhở Ban tổ chức để tránh những sai sót tương tự khi AKIZ thực hiện các dự án, chương trình tại Việt Nam thời gian tới…”.
Theo các cơ quan chức năng, qua phát hiện một số sai sót trong tài liệu phục vụ các sự kiện, thể hiện sự quản lý lỏng lẻo, thiếu kiểm tra, trước tiên từ các công ty, doanh nghiệp, kế đến là các đơn vị tổ chức sự kiện trong nước cũng như với nước ngoài.