Hội thảo tổ chức vào ngày 4/12/2012 với mục tiêu giới thiệu nội dung cơ bản của Đề án, tài liệu hướng dẫn tổ chức thực hiện Đề án do đã được Tổng cục Thủy lợi phê duyệt tại Quyết định số 666/QĐ-TCTL-ĐĐ ngày 22/8/2011, dự thảo Quy chế hoạt động chi tiết của Nhóm. Hội thảo được chủ trì bởi Văn phòng thường trực Ban Chỉ huy PCLB&TCKN tỉnh, Tổ chức CARE, với sự tham gia của Trung tâm Phòng tránh và Giảm nhẹ thiên tai và 24 cán bộ trong Nhóm Hỗ trợ kỹ thuật thuộc các cơ quan quản lý, tổ chức xã hội cấp tỉnh và 08 huyện.
Nhóm Hỗ trợ kỹ thuật đã nghe các bài trình bày về nội dung, các hoạt động của dự án; Nội dung tóm tắt của Quyết định số 1002/QĐ-TTg, tài liệu hướng dẫn tổ chức thực hiện Đề án, đặc biệt là giới thiệu chi tiết về tổ chức, vai trò, nhiệm vụ của Nhóm Hỗ trợ kỹ thuật được nêu trong tài liệu Hướng dẫn và cùng thảo luận những nội dung dự thảo Quy chế hoạt động chi tiết của Nhóm.
Tại Hội thảo, Trung tâm Phòng tránh và Giảm nhẹ thiên tai nhấn mạnh, Dự án này rất quan trọng trong hỗ trợ thí điểm ứng dụng mô hình Nhóm Hỗ trợ kỹ thuật các cấp hỗ trợ triển khai kế hoạch của địa phương thực hiện Đề án, không những tại tỉnh Thanh Hóa mà còn tại các tỉnh: Tiền Giang, Yên Bái (do Tổ chức Save the Children), Bắc Kạn, Thanh Hóa (Tổ chức CARE), Quảng Bình, Quảng Trị (Tổ chức Plan). Nhóm Hỗ trợ kỹ thuật gồm các thành viên trong đội ngũ giảng viên cấp tỉnh đã được Ủy ban Nhân dân tỉnh quyết định và tham gia các khóa đào tạo đội ngũ giảng viên cấp tỉnh do Trung tâm Phòng tránh và Giảm nhẹ thiên tai tổ chức. Nhóm Hỗ trợ kỹ thuật sẽ chính thức được Ủy Ban nhân dân tỉnh quyết định thành lập kèm theo phê duyệt quy chế hoạt động chi tiết.
Để triển khai được nhiệm vụ, trong khuôn khổ hỗ trợ của Dự án, Nhóm Hỗ trợ sẽ được đào tạo chuyên sâu về kỹ năng, VCA, giám sát và đánh giá; đồng thời cũng sẽ đào tạo trực tiếp cho Nhóm Hỗ trợ cấp xã và cùng với Nhóm Hỗ trợ các xã lập kế hoạch và triển khai hoạt động VCA tại một số xã trong vùng Dự án.
Kết thúc Hội thảo các đại biểu đã hiểu được tổ chức, nhiệm vụ của Nhóm Hỗ trợ kỹ thuật cấp tỉnh, thống nhất nội dung Quy chế chi tiết hoạt động của Nhóm Hỗ trợ kỹ thuật để làm cơ sở cho Chi cục Quản lý đê điều và Phòng chống lụt bão tỉnh (Văn phòng thường trực Ban Chỉ huy PCLB&TKCN tỉnh) báo cáo Sở Nông nghiệp và PTNT trình Ủy ban Nhân dân tỉnh xem xét, phê duyệt.